Как управлять организацией во времена глобального кризиса

1. Я не проповедник конца света, который, потрясая бубном или, украсив своё немощное тело цепями из колючей проволоки, призывает людей покаяться в грехах публично, ибо грядёт страшный суд. Хотя многие и пугаются кризиса, я смотрю в будущее оптимистично, так как точно знаю, какие действия должна предпринять организация, чтобы не просто пережить эти времена, а обратить их себе на пользу.
В следующей серии статей я хочу поделиться с вами этими стандартными действиями. К сожалению, я не смогу (из-за ограничений формата) полностью описать технологию каждого из них. Но к счастью они состоят из простых компонентов, которые в большинстве своём вам знакомы. Если у вас всё же возникнет желание получить более подробные инструкции, вы всегда можете написать мне или позвонить в мою организацию.

2. Согласно формуле выхода из кризиса, которую описал Л. Рон Хаббард (организация которого даже через 30 лет после смерти своего основателя продолжает расширяться в геометрической прогрессии), глобально предпринимаются пять последовательных шагов:
Продвигайте. Это касается организации. Если формулу выполняет отдельный человек, ему лучше сказать, чтобы он больше производил.
Измените свой образ действий.
Экономьте.
Приготовьтесь предоставлять.
Укрепите дисциплину.
Эта последовательность носит название «формула состояния Чрезвычайного положения». Сейчас я хочу подробнее рассказать о её первом шаге, о продвижении.

3. Люди по-разному понимают это понятие. Кто-то считает, что это значит «создать что-то креативное». Другие считают, что это означает «потратить деньги на рекламу». А кто-то может подумать, что это означает «вешать людям лапшу на уши, чтобы получить их бабки». Но под продвижением понимается другое.
В действия по продвижению вовлечена вся организация. Каждый отдел и каждый сотрудник может внести вклад в получение дохода. А мудрый руководитель при увеличении дохода организации увеличит выплаты всем сотрудникам, и сделает это частью системы начисления премий. Чтобы людям было не наплевать на доход, чтобы они относились к нему более трепетно.

4. Продвигать — означает «делать что-либо известным и создавать об этом хорошее мнение». По определению Л. Рона Хаббарда это «посылать вовне что-либо, что будет приводить к отклику людей и к заказам, в результате чего людям будут проданы товары или услуги, что благоприятно отразится на платёжеспособности организации».
Когда сотрудники обслуживают публику вежливо и с высоким уровнем компетентности, они «посылают вовне» нечто, что приведёт к положительному отклику и, возможно, хорошей молве. Это подходит под определение продвижения, не так ли? А отклик и молву легко монетизировать, если у вас голова не опилками набита.

5. Бухгалтер, который оплачивая счета организации, ошибается в реквизитах, в результате чего деньги поставщика повисают в банке на две недели «посылает вовне» нечто, что не вызывает желание повторно связываться с этой организацией. А тот бухгалтер, который, несмотря на кризис, педантично проводит оплаты и скрупулёзно следит за соблюдением договорённостей, создаёт атмосферу финансового доверия, кредитоспособности и способствует хорошей молве о стабильном состоянии организации. Это попадает под определение «продвижения».
Любое действие, которое ведёт к тому, что организация становится заметнее и о ней складывается хорошее мнение, является продвижением.
Молва создается людьми, которые получили чуть больше, чем они ожидали. Предоставить людям услуги такого качества будет самым лучшим действием по продвижению, так как в кризис выживают те, о ком идёт лучшая молва. При сложности выбора клиенты покупают у них.

6. Итак, какие же действия в организации стандартно вносят вклад в продвижение? Отсутствие каких действий приводит к неплатёжеспособности (ведь деньги приходят в организацию только в ответ на продвижение)?
Ниже я хочу рассмотреть некоторые стандартные действия по продвижению. Для удобства мы рассмотрим их для каждого отдела отдельно. Не у всех ещё моих читателей оргсхема выстроена так, что все указанные отделы есть в наличии, но их функции всё равно должны кем-то выполняться. Мало знать, как действовать при кризисе, надо действовать. И не забывайте формулу, которую я привел в начале статьи. Одно только продвижение, без предоставления обещанных услуг или товаров, в конечном счёте не принесёт вам дохода и вы вылетите в трубу.

7. Чтобы не перегружать вас данными я разобью их на серию из 12 статей. В них мы рассмотрим действия по продвижению для:
Службы персонала.
Службы маркетинга и продаж.
Финансовой службы.
Производственной части организации (производство товаров либо услуг).
Службы качества и квалификации.
Службы по развитию рынка.
Руководства организации.
Хотя при снижении дохода начинать требуется с маркетинга и продаж, я буду последователен, и расскажу по-очереди обо всех службах. В данной статье я расскажу о действиях по продвижению в службе персонала и коммуникации. Её сейчас модно называть HR (Human Resources – человеческие ресурсы). Именно из-за непонимания действий по продвижению в этой службе, у многих нет и в помине отдела маркетинга, а продажи организованы из рук вон плохо.
Кажется, как могла бы чисто административная служба повлиять на увеличение дохода, особенно в кризис?

8. Если у этой службы есть руководитель, то он способствует продвижению тем, что добивается от сотрудников выполнения перечисленного ниже и координирует их действия.
К службе HR относится приёмная организации (если у вас в организации есть приемная). Действия по продвижению начинаются с приёмной, в которую приходят посетители и кандидаты на работу. Отталкивающая приёмная — великолепный инструмент снижения дохода.

9. В приёмной должно быть чисто и там должно приятно находиться.
В приёмной должны быть выставлены рекламные материалы об услугах организации, в особенности о вводных услугах. Посмотрите на офисы банков — вы всегда найдёте стенды с информацией по вкладам и кредитам.
В приёмной должны быть выставлены книги или видео/аудио материалы, которые просвещают публику о товарах, услугах, продукции и их использованию. Или просто о вашей организации.
Это могут быть книги основателя организации. Кто-то скажет: но о нашей продукции нет книг. Другие скажут — это лишнее. Это просто с непривычки. Я не могу представить себе деятельность, о которой нельзя написать книгу или снять видео. Мои знакомые строители распространяют учебное и просветительское видео о своих услугах. В оптике, где я покупаю контактные линзы в приёмной продаются книги по улучшению зрения. Это может быть техническое видео о вашем производстве, и т.д. Но материал должен быть интересным клиентам сам по себе, должен иметь информационную или художественную ценность.

10. Снимать или писать этот материал — не дело приёмной. Их дело — разместить этот материал на стендах и продавать его. Именно продавать, а не дарить.
Приёмная быстро и точно направляет людей к нужным им сотрудникам в организации. Между прочим, показатель эффективности профессиональной приёмной в офисе, куда клиенты заходят за консультациями и покупками – «количество консультаций, проведённых продавцами».
Сотрудник приёмной не позволяет персоналу организации собираться в приёмной и разговаривать о делах организации, тем более используя профессиональный сленг — это может вызвать негативные реакции клиентов, заставит их чувствовать себя чужими, что отрицательно скажется на продажах.

11. В приёмной должны быть вывешены выполненные со вкусом объявления о найме на работу новых сотрудников. Это уже обеспечивает кадровик.
Служба кадров обеспечивает, чтобы существовала группа стажёров, которые обучаются на должности, связанные с продажами, маркетингом и PR. Этот кадровый резерв должен постоянно пополняться «свежей кровью». Во времена кризиса обязательно должно быть организовано обучение сотрудников на этих постах, так как от них зависит приход средств.
Отдел кадров обеспечивает, чтобы была вывешена полная оргсхема предприятия, чтобы она выглядела красиво и информация на ней была актуальна. Оргсхема всегда привлекает внимание публики и помогает ей сориентироваться. На оргсхеме должны быть видны отделы с функциями, и фамилии людей, которые за них отвечают, чтобы любой посетитель знал, к кому можно обратиться по различным вопросам.