Идеальный план управления проектом от пяти экспертов

Идеальный план управления проектом от пяти экспертов

Идеальный план управления проектом от пяти экспертов
Неудачное планирование проекта может привести к провалу еще до начала работы над ним. Меняющиеся ожидания, тающий бюджет и досадное взаимное непонимание могут пустить под откос даже простой проект и усложнить жизнь всем участникам.


SpaceWeb

Тщательно разработав план проекта, вы сможете избежать бесконтрольного расширения его объемов и раздувания бюджета и достигнете намеченных целей. Однако сесть и распланировать весь проект не так просто, как кажется. Как предугадать, сколько времени займет выполнение задач? Как превратить ожидания заинтересованных сторон в конкретные результаты работы? А вдруг что-нибудь пойдет не так?

Мы собрали советы от пяти опытных специалистов по управлению проектами, которые точно знают, что нужно для создания успешного плана проекта.

Главные составляющие плана управления проектом

Что нужно включить в план управления проектом? По мнению Элизабет Харрин, известного блоггера, пишущего об управлении проектами, тщательно проработанный план проекта включает следующие элементы

– Концепция: ответы на все «что?» и «почему?», краткая информация о замысле, целях и конечных результатах проекта.

– Стратегия реализации: ответы на все «как?», касающиеся проекта. Какую методику вы будете использовать? Результат будет выдан за один раз или в несколько этапов?

– Объем работ: что входит (и не входит) в ваш проект? Опишите здесь иерархическую структуру работ и основные результаты.

– График: в зависимости от того, насколько четко описан ваш проект, это может быть либо общий план выполнения отдельных заданий, либо детальная диаграмма Ганта с указанием вех и сроков их завершения.

– Организационная структура: обзор иерархии команды проекта, ролей и зон ответственности. Если в работе над проектом участвуют несколько команд или подразделений, нужно указать, как эти команды будут работать друг с другом, кого считать заинтересованными лицами и кто отвечает за достижение каждого отдельного результата.

– Схема распределения ответственности: эта схема поможет вам определить, кто что делает в рамках проекта. Это таблица с перечислением всех работ по проекту и распределением ролей, в том числе с указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). На каждом пересечении действия и роли должен находиться соответствующий сотрудник.

Источник изображения: racichart.org

– План управления рисками и журнал рисков: даже если вы учтете в бюджете каждую копейку и подробно опишете весь ход работы, ни один проект, даже самый скромный, не избавлен от рисков. Нужно с самого начала создать план по определению и уменьшению рисков.

– Элементы бюджета: добавьте сюда предполагаемые часы переработок, тренинги, затраты на консультации, оборудование и материалы, приобретение ПО, командировочные расходы и т. д. Часть этих цифр трудно определить заранее, но постарайтесь быть как можно более точным и напомните всем, что бюджет — это лишь приблизительная цифра.

– План взаимодействия и график предоставления отчетности: укажите, с кем вы будете взаимодействовать, какую информацию станете сообщать, как часто и в какой форме.

– План закупок: если вам нужно приобрести что-либо для проекта (ПО, материалы и т. п.), укажите в этой части плана, как вы предполагаете выбирать поставщика и заключать с ним договор.

– План управления информацией: опишите, как вы будете хранить и распространять информацию по проекту, контролировать документацию и обеспечивать защиту данных.

– План управления качеством: укажите, как вы будете управлять качеством работы по проекту, каковы ваши стандарты качества и как вы планируете их поддерживать. Приведите предполагаемое расписание проверок качества или подведения промежуточных итогов.

Может показаться, что это огромный объем информации, но помните, что это только образец плана управления проектом. Хороший план не обязательно будет включать все эти элементы.

Как отмечает Харрин, «Чересчур подробный план не сделает вас более умным или организованным. Чем он длиннее, тем больше шансов, что никто, кроме вас, не сможет дочитать его до конца». Простой план проекта, которому удобно следовать, — это наилучший вариант.

Начните с ТЗ

Как говорит Брэд Игленд, опытный руководитель ИТ-проектов, автор и консультант, основа успешного плана проекта — это техническое задание (ТЗ). Почему? Потому что оно помогает прийти к согласию в начале работы. Позже, когда возникнут новые требования и объемы проекта начнут расширяться, можно будет вернуться к ТЗ и проверить, для чего изначально задумывался этот проект.

ТЗ должно включать в себя описание целей и задач проекта, его промежуточных результатов, определение этапов, предварительный объем работ, расчет времени и расходов, а также общее описание ролей и зон ответственности в команде.

Установите таймер

Макс Уайдмен, известный руководитель проектов и соавтор первого PMBoK («Свода знаний по управлению проектами»), предпочитает упрощенную схему составления плана проекта. Его подход, названный SCOPE-PAK, поможет вам составить план проекта за час или даже меньше (можете завести таймер, как советует Уайдмен). Соберите заинтересованных лиц и членов команды и определите, чего вы хотите добиться и как собираетесь это сделать.

– Этап 1: Заинтересованные лица. Запишите, к кому следует обращаться за помощью, информацией или одобрением, и определите спонсора проекта. Если список получился слишком длинным, разбейте его на главных и второстепенных участников.

– Этап 2: Компоненты. Это ваша иерархическая структура работ. Перечислите все существенные единицы работы и предложения (оценивать их вы будете потом, а пока просто запишите). Ограничьте список 30 пунктами, а если члены команды пытаются добавить что-нибудь еще, закруглитесь и переходите к следующему этапу.

– Этап 3: цели и результаты. Запишите цель проекта, затем определите, какими должны быть его результаты. Проверьте, все ли правильно, задав вопрос: «Если мы проделаем все, что указано на этапе 2, достигнем ли мы наших целей?»

– Этап 4: возможные альтернативы. Какие есть альтернативные пути, которые приведут вас к тем же результатам? Есть ли более эффективный способ достичь своих целей?

– Этап 5: экономика и препятствия. Какова стратегия финансирования проекта? Насколько он важен в сравнении с другими проектами? Какие ресурсы вам потребуются? С какими препятствиями вы столкнетесь?

– Этап 6: план наступления. Изучите список единиц работы и определите, что следует сделать сначала. Поставьте у этого пункта букву A. Таким же образом расставьте Б, В и т. д. Затем выясните, что можно сделать одновременно с пунктами A, Б и т. д. Так вы составите график работ по проекту.

– Этап 7: допущения и риски. Какие трудности могут встретиться при выполнении каждой задачи? Как можно сократить риски или найти обходные пути?

– Этап 8: основные показатели успеха. Определите 3-4 самых главных заинтересованных участника и спросите: «Какой результат скорее всего их удовлетворит?» Это и будут показатели успешности проекта. Решите, как измерить каждый из них по завершении проекта.

Вы можете (и должны) проработать проект дальше, чтобы уточнить план работы, но всего за час вы сможете составить вполне приличный план наступления: выявить заинтересованных лиц, прояснить цели и определить результаты проекта.

Не увлекайтесь планированием

Для Рикардо Варгаса, всемирно известного специалиста по управлению проектами, главной составляющей успешного проекта является оперативность действий. Руководители проектов должны уметь быстро реагировать на требования клиентов и заинтересованных лиц, а это означает, что нужно сразу начинать действовать, а не сидеть за столом и обсуждать графики и бюджеты.

На бумаге ваш проект не стоит ничего, так что процесс планирования нужно максимально сократить. Включайте в план проекта только самое необходимое и сразу же приступайте к работе!

Варгас использует обобщенную версию руководства по планированию из PMBoK. Узнать больше о каждом аспекте его процесса планирования вы можете в его блоге

Не усложняйте

Планы проектов могут очень быстро стать громоздкими, особенно когда дело доходит до мнений заинтересованных лиц и спонсоров. Чтобы не слишком усложнять дело, автор блога об управлении проектами Кайрон Бондейл предлагает начать с пяти вопросов, которые создадут основу и придадут глубину деталям плана.

– Зачем? Каковы основные преимущества реализации этого проекта для бизнеса?

– Что? Что входит в объем работ по проекту?

– Кто? Каковы основные роли, требующиеся для выполнения пункта «Что»?

– Когда? Когда необходимо выполнить пункт «Что», чтобы получить «Зачем»?

– Где? Где лучше всего выполнять работу? Где «Что» может быть использовано клиентами и конечными пользователями?

Только после того, как вы закончите отвечать на эти вопросы, можно переходить к ответам на вопрос «Как?».

Лучшие методики планирования управления проектами

Как видите, даже у специалистов по управлению проектами есть различные подходы к созданию плана проекта. Правильного пути не существует, но есть один прием, с которым согласны все опытные руководители: прежде чем браться за работу, уточните с заинтересованными лицами основные цели проекта.

Еще один совет: перед началом работы проведите организационное совещание. Воспользуйтесь возможностью объяснить команде цели проекта, роли и зоны ответственности, установить стандарты успешной работы и выбрать методику и инструменты управления проектом.

И последнее: фиксируйте все. Записи о ходе проекта помогут вам проанализировать свою работу и принимать более взвешенные решения.


Тинькофф Бизнес [CPS] RU