5 проблем хранения данных и способы их решения

В век высокоразвитых технологий без компьютера и цифровых данных — никуда. Компьютер — основное рабочее место и основное хранилище всех наших документов, смет, таблиц, клиентской базы и прочего. Но как защитить все эти данные, не имея возможности оплатить работу квалифицированного специалиста? Вот несколько распространенных проблем, с которыми сталкивается любой владелец малого бизнеса, и советы по их решению.

1. Стратегия данных: есть ли она у вас?
Стратегия данных представляет собой своеобразную дорожную карту, которая определяет, как компания будет собирать, обрабатывать, управлять и хранить данные для бизнеса.

В идеале должна быть прописала четкая стратегия поведения, где было бы определено, кто имеет доступ к данным, какие компьютеры могут быть использованы для скачивания отчетной информации и как мы используем наши мобильные устройства для доступа к данным. Так же должно быть продуманы условия и возможности доступа к системе со стороннего сайта или же выхода с помощью рабочего компьютера в интернет и свободного серфинга в нем.

И хотя это может показаться излишним для малого бизнеса, всегда будет полезно знать, кто и на каких условиях может обратиться к вашим данным, и спокойно спать по ночам, зная, что все предусмотрено и перепроверено.

2. Сбор данных: что и как?
При построении стратегии данных нужно ответить на два главных вопроса:

Какие данные вы хотите собрать?
Каким образом вы будете собирать эти данные?
Поскольку сбор данных может происходить в различных форматах (печатном, цифровом или при личном общении), то их обработка и хранение могут представляться серьезной проблемой. Ведь когда имеешь дело с конфиденциальной и персональной идентификационной информацией, нужно избежать утечки информации.

Самым серьезным вопросом здесь является вопрос безопасного использования кредитных карт. Люди предпочитают не возить с собой наличных, но при этом им хочется знать, что при расчете кредитными картами они не сливают информацию, которой вы могли бы воспользоваться для опустошения кредитного счета. С этой целью вы должны максимально удалиться от расчетного терминала. Никогда не берите карту клиента в руки, предлагаете ему самостоятельно вставлять карту в терминал для оплаты и сделайте так, чтобы кнопки для введения кода были кассиру не видны (или научите кассира отворачиваться).

3. Хранение данных: где?
После того как вы получили необходимые данные, вы должны позаботиться о месте их хранения. Самая главная проблема здесь — выбор сервера. Так как речь идет о малом бизнесе, то вряд ли у вас есть собственные сервера. Скорее всего, они будут принадлежать кому-то и находиться от вас достаточно далеко. Поэтому первое, на что нужно обратить внимание — репутация компании-посредника. В зависимости от масштабов и амбиций вашего бизнеса, выберите себе компанию по средствам, но никогда не обращайтесь к посредникам с сомнительной репутацией. Данные нужно хранить через доверенную платформу, которая должна быть расширяемой и масштабируемой на основе текущих и будущих потребностей вашей компании.

4. Обмен данными: кто?
После того как вы решили проблемы по сбору и хранению данных, вам нужно определиться, кто и каким образом будет производить экспорт, импорт и интеграцию данных в другие системы. Так как системы хранения данных сейчас достаточно объемны и умны, они предусматривают несколько полезных инструментов для бизнеса, позволяющих взаимодействовать тем или иным документам с бизнес-программами по работе с данными.

Например, списки с данными, хранящимися на облачном сервисе, могут быть интегрированы в другие рабочие программы для обработки и последующей выгрузки обратно в облако для хранения (подойдет для бухгалтерии, отдела кадров, отдела логистики и т.д.). Определившись с типом хранения данных и программами для их импорта/экспорта, можно добиться синхронизированной работы между удаленными сотрудниками, филиалами компании, партнерами или поставщиками.

5. Использование данных: когда?
Последний пункт вашей стратегии — понимание того, когда и как вы будете использовать полученные данные. Поймите последствия использования данных и убедитесь, что имеете разрешения для такого использования. Будьте очень осторожны с тем, как вы используете данные, которые собираете, и не нарушает ли их использование правил обработки и хранения информации, которые должны быть опубликованы и доступны для всех, кто добровольно делится личными данными. А так же не нарушаете ли вы действующего законодательства страны, где ведете свой бизнес. Никто не будет рад однажды получить по почте письмо от сайта, на котором он не регистрировался, или счет на оплату товаров, которые он не покупал. Даже если вы не виноваты, расследование — вещь неприятная, и лучше не рисковать ни репутацией, ни бизнесом, ни тем более свободой.