5 правил тайм-менеджмента для руководителей

За 10 лет применения, у меня выкристаллизовался свой инструментарий тайм-менеджмента, которым я пользуюсь сейчас. Вот некоторые из инструментов.

1. Записывай цели
Я разделяю цели на две категории: профессиональные и личные. Корректирую их примерно раз в год. Они вдохновляют меня и зажигают на новые дела. Эти цели записаны на бумаге, и я регулярно обращаюсь к ним.

2. 20/80 – начни делать неидеально
Я по натуре перфекционист, поэтому мне трудно бывает взяться за новое дело, пока я во всех мелочах не пойму как его сделать идеально. Мне важно, чтобы сделанная мной работа была самого высокого уровня, поэтому я частенько откладывал до последнего крупные и многошаговые дела и проекты.
В итоге я начал заставлять себя умышленно браться за работу и делать ее, пусть даже плохо. «Начни делать» – вот основной принцип, которому я себя приучал.
Заставляя себя начать, не обращая внимание на «идеальность» результата, мне удавалось выполнить 80% работы, а оставшиеся 20% – это уже было наведение лоска и безупречности. Правило Парето действовало в этом случае безотказно. На то, чтобы выполнить 80% работы, я тратил 20% усилий.
Заставлять себя начать делать работу неидеально – стало источником экономии времени и энергии. А доводить работу до «идеального» состояния стало гораздо проще и легче.

3. Формируй полезные привычки
Нашими поступками управляют привычки. Например, пришел с утра на работу, включил компьютер, залез на сайт новостей. И так изо дня в день. Почему именно такая последовательность? Да просто привычка.
Я научился замечать в себе вредные привычки и приучать себя к полезным. Это оказалось не очень сложно и результативно.
Начал я с того, что изменил свое отношение к приезду на встречи. Изначально приезжал всегда впритык. Опаздывал крайне редко, но нервничал и переживал постоянно. Теперь работает привычка – на встречу приезжать за 15 минут. Множество плюсов, начиная от исчезнувшей нервотрепки и стопроцентной пунктуальности, заканчивая появляющимися минутами для того чтобы спокойно и обстоятельно подумать, либо подготовится к встрече.

4. Планируй 6 дел
Я приучил себя планировать не более 6 дел на день.
Накопил статистику, честно признался себе, что исписанный на каждый день 20 задачами ежедневник меня угнетает и демотивирует. Мне не хочется в него заглядывать, и подобное планирование не приводит ни к чему, кроме как к ежедневному переписыванию – переносу дел с одного дня на другой.
Сейчас я планирую на день не более 6 дел. Появится седьмое, либо перенесу на другой день, либо поменяю на одно из тех, что запланировано на сегодня.
Благодаря этому появились еще некоторые плюсы. Во-первых, я стал грамотно разбивать большие части работы на этапы, и заносить в ежедневный план стал именно их, а не большую работу целиком. Во-вторых, я стал видеть результаты сделанной работы. Даже если я сделал только 4 из 6 запланированных пунктов, это почти 70% плана работ – хорошее движение вперед. А раньше бы я уныло смотрел в ежедневник, где на фоне исписанной мелким почерком страницы, эти 4 сделанных дела смотрелись бы просто жалко. И, в-третьих, я стал лучше планировать, больше делать и больше успевать.

5. Честно откладывай на потом
Есть дела, за которые я не хочу браться сегодня или сейчас. Они неприятны или хлопотны. Я приучил себя их переносить на утро следующего дня.
Если это возможно, все неприятные вещи я делаю утром, потом, как говорится, весь день свободен. Это тоже стало своего рода привычкой. Я точно знаю, что утром неприятное дело сделаю, поэтому если хочу проблему отложить, переношу её с чистой совестью. Знаю, что точно решу дело утром.