Самоменеджмент

Самоменеджмент
Каждый человек является менеджером. Нет, я не говорю о профессии. Я говорю о том, что каждый из нас управляет своим собственным рабочим процессом. Это факт. И от того, насколько успешно мы это делаем во многом и зависит наш успех в работе. Как дома, если вы работаете на себя, так и в какой-нибудь компании. Ведь микроменеджментом сейчас мало кто занимается. И вы сами должны будете организовывать свой рабочий процесс.

В этой статье я решил дать некоторые советы по этому поводу, которые мне помогают. Скажу сразу, что не являюсь поклонником тайм-менеджмента и даже не читал ни одной книги по этой теме. Все советы будут практическими, из моей собственной рабочей практики. Если будете дополнять в комментариях, то буду очень благодарен.

1) Планируйте рабочий день заранее

Банальное утверждение. Но до сих пор мало кто выполняет это. А ведь насколько продуктивнее работается, если заранее решить, что и когда делать. Нет, я не говорю, что вы должны расписать весь день по минутам. Но нужно хотя бы составить список To Do, в котором указать задачи на день по приоритетам. Причем, задачи лучше всего разбить на три категории:

– обязательные. Это те задачи, которые вы должны выполнить сегодня при любых условиях. Срочные дела.
– желательные. Задачи, которые следует выполнить сегодня, если появится время. Не критично.
– можно выполнить. Это те задачи, которые нужно выполнить хоть когда-нибудь. Очень полезно, если вы сделали все из запланированного на сегодня, а рабочий день еще не закончен. Не сидите в мечтах! Решите задачи из этой категории.

Конечно, составляя список дел на следующий день, будет очень неплохо, если вы будете примерно представлять, когда и что будете делать, и сколько это займет времени. Ориентировочно.

Будет идеально, если вы еще и станете составлять план на неделю (о месяце я не говорю). Все это будет способствовать повышению продуктивности. За счет чего? В моем случае я всегда знаю, что должен делать дальше, а потому не сижу в раздумьях к какой работе приступить. Без плана такие думы могут отнимать много времени.

2) Поменьше встреч, совещаний или обсуждений

Питер Друкер как-то заметил: «Вы можете работать, или вы можете встречаться – но вы не можете делать и то и другое». Точно. Причем, речь идет не только о личных встречах, но и о многочисленных обсуждениях в сети (ICQ, Skype и так далее). Все эти вещи отнимают много времени. Как быть? Дисциплина. Старайтесь ходить только на те встречи, которые действительно нужны для вас. В рабочее время ICQ и Skype используйте только по делу. Устанавливайте статус «Работаю», или просто вырубайте их.

Учтите, что после 15 минут разговора по ICQ не так просто вернуться в рабочий ритм. Еще хуже, если вы пытаетесь одновременно и общаться по «асе» и работать. Причем, хочу заметить, что я говорю о разговорах, касающихся работы. Они тоже часто бывают бесполезными и отвлекающими. Не тратьте на них свое время. Лучше обсудите все это вечером. Или по email.

3) Email

Важный момент. Работа с электронной почтой. Правильная работа. Во-первых, не стоит проверять почту постоянно, и уж тем более ставить программу на автоматическое сообщение о новых письмах (если, конечно, вы не работает в службе технической поддержки). Почту вообще лучше всего проверять несколько раз в день:

– утром, как только начинаете работу;
– в обед;
– вечером, перед окончанием рабочего дня;
– перед сном, если есть силы, чтобы не мучиться утром с рядом писем;

Отвечать ли сразу? Смотря какое письмо. Если вы понимаете, что оно срочное, то отвечайте. Если же нет, то можно создать специальную папку «Temp», в которой хранить письма, требующие ответа. Такую папку можно просматривать вечером, когда заканчивается рабочий день. И отвечать на письма.

Кстати, очень рекомендую использовать Gmail. У этой почты есть возможность сбора писем с других ящиков. Очень удобно.

4) Порядок на рабочем столе

Иногда это очень сложно. Но поверьте, в тот момент, когда вы не сможете найти какую-то важную вещь, ругань будет такая, что я не позавидую всем тем, кто находится рядом. Позаботьтесь об этом заранее.

Кстати, раз уж речь зашла о порядке, то поддерживайте его и в своем компьютере. Продумайте каталогизацию документов и прочих файлов. Сделайте так, как вам удобнее. Так, чтобы можно было быстро найти любой документ. Причем, желательно используя встроенный в ОС поиск. А это значит, что имена файлам нужно давать осмысленные и короткие.

5) Большой монитор, или два

Если есть такая возможность, то лучше использовать два монитора или большой широкоэкранный. Это серьезно повышает продуктивность. Известно всем. Но есть одна маленькая проблема. Продуктивность повышается только в том случае, если грамотно использовать эти мониторы (или монитор). Информации в сети по этому поводу очень много. Так что почитайте. Имеет смысл.

6) Ведите записи

Обязательно ведите на компьютере записи, касающиеся вашей профессиональной деятельности. Записывайте практические советы, свои идеи и так далее. При этом рекомендую использовать для этого какую-нибудь программу для ведения журнала. Journaling является достаточно эффективным средством хранения структурированной информации. Все равно в голове все хранить не удастся. Если нет под рукой компьютера, то используйте для этого КПК или обычный блокнот.

7) Умение начинать

Очень важный момент в работе. Есть такие вещи, которые необходимо делать. Мы это понимаем, но стараемся оттянуть момент работы над ними. Почитаем новости, блоги, сделаем другую менее важную работу. Потом появляются вопросы: «Как это сделать?» и так далее. Бросьте. Все просто. Нужно только начать. Тяжело начать? Начинайте делать. Лениво? Не скидывайте все на лень, а делайте. Делаете медленно? Может лучше подождать другого момента? Нет. Делайте все равно. Делайте, делайте – вот что важно.