Эффективные телефонные переговоры

Эффективные телефонные переговоры
еловое общение не всегда получается вести “с глазу на глаз”. Современный ритм бизнеса и глобальность деятельности приводят к тому, что даже самые важные переговоры могут проводиться по телефону.
Чтобы деловое общение было результативным, необходимо придерживаться некоторых специфичных правил ведения переговоров по телефону.

Любое общение имеет какую-нибудь цель. Например, в обычном, межличностном общении это чаще всего выяснение новой информации. Целью делового общения чаще всего является установление деловых контактов или решение каких-либо производственных задач. Деловое общение по телефону специфично, к нему нужно специально готовиться. Участник делового разговора по телефону должен ясно понимать, чего хочет добиться его собеседник и что хочет получить от этого общения он сам.

Стремитесь к тому, чтобы ни один телефонный разговор не прошел впустую. Недостаточная конкретизация договоренностей — достаточно распространенная ошибка в телефонных переговорах. Если решается какая-либо важная задача, необходимо убедиться, что полученные результаты ясны и одинаково восприняты обоими собеседниками.

Приводимые далее практические рекомендации помогут вам в достижении успеха в телефонных переговорах.

Подготовка

Если вам предстоит важный телефонный разговор, к нему нужно обязательно заранее подготовиться и, по возможности, все продумать.

Иногда одних размышлений недостаточно: во время обсуждения сложной темы или напряженного общения из памяти могут улетучиться нужные в данный момент мысли, цифры или факты. Чтобы этого не произошло, еще на этапе подготовки к разговору обязательно сделайте пометки, напишите тезисы, ключевые мысли, доводы или цифры.

Кроме того, имея в процессе телефонного разговора под рукой основные факты или документы, вы значительно снизите риск оговорок или неверного изложения определенных доводов.

ЗАРАНЕЕ ПРОДУМАЙТЕ ПРОБЛЕМНЫЕ ВОПРОСЫ
Составляя план будущего телефонного разговора, постарайтесь продумать все возможные варианты его развития, а также пути решения возможных проблем. Если ответы на наиболее проблемные вопросы вы не продумаете заранее, впоследствии это может вызвать сложности в общении.

Необходимо тщательно подготовиться к важному разговору. Не действуйте импульсивно, как только возникает мысль позвонить. Необходимо определить цель разговора, выделить в нем главное и продумать содержание беседы.

Готовясь к беседе, подумайте о том, готов ли ваш собеседник к данной беседе, есть ли у него время на нее; уверены ли вы в благополучном исходе разговора, какой исход переговоров вас устроит (или не устроит); какие приемы воздействия на собеседника можно использовать во время беседы; какова стратегия поведения в том случае, если ваш собеседник решительно возразит, перейдет на повышенный тон, не отреагирует на приведенные аргументы; проявит недоверие к информации; можно ли вообще обойтись без этого разговора и т. д.

Сделайте шпаргалку

Для подготовки к деловому разговору по телефону можно подготовить бланк, в котором будущий разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов.

Время разговора

Время разговора также должно быть удобным как для клиента, так и для человека, работающего с ним по телефону. Старайтесь не допустить такой ситуации, чтобы ваш телефонный разговор отвлекал вашего собеседника от важного дела. Неправильно выбранное время для разговора окажется помехой для установления делового контакта. Также не следует совмещать общение по телефону с другими делами.

Детали важны

Не следует забывать имена, фамилии, даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору. Если информации много, лучше зафиксируйте перечень тем на бумаге. Старайтесь предусмотреть возможную реакцию собеседника на информацию, т. е. продумайте свои ответы на все его возможные вопросы. Если приходится обговаривать несколько положений, то лучше последовательно заканчивать обсуждение одного и переходить к другому.

Заканчивать обсуждение каждой ситуации можно с помощью стандартных фраз: «Итак, по этому вопросу мы договорились?», «Могу ли я считать, что по этому вопросу мы с вами достигли договоренности?», «Как я вас понял(а) (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на вашу помощь?» и др. Это будет экономить ваше общее время и покажет вежливость и тактичность.

Краткость

Говорите кратко. Не “нагружайте” собеседника. Исключите второстепенные детали.

Разговор продолжительностью более 4-5 мин. — скорее исключение, чем правило. Для экономии своего и чужого времени придерживайтесь рациональной композиции делового разговора, которую легко запомнить как «Семь П»:

СЕМЬ “П”
Приветствие;
Представление;
Причина (объяснение цели звонка);
Проблема (обсуждение вопроса);
Подведение итогов обсуждения;
Признательность: выражение благодарности;
Прощание.
Продумайте свои слова и возможную реакцию партнера на каждом этапе разговора. В телефонном общении хорошо использовать так называемые «закрытые вопросы», предполагающих односложные («да», «нет», «не знаю») ответы собеседника. Подобными ответами также рекомендуется заканчивать разговор по каждой обсуждаемой теме.

Кроме длины разговора, важно следить за тем, чтобы в течение всей беседы сохранялся двусторонний диалог. Для этого вы можете время от времени задавать собеседнику вопросы о том, понял ли он, о чем идет речь, каково его мнение по обсуждаемому вопросу и т. п.

Формула приветствия

Самые распространенные варианты телефонного приветствия — это «да», «алло», «слушаю». Эти слова по своей информативности одинаковы и безличны; их можно назвать нейтральными. В деловом общении замените нейтральные приветствия на информативные: начинайте разговор с представления себя и своей организации. Люди любят знать, с кем они разговаривают.

Найдите любую доброжелательную, нравящуюся вам формулу приветствия (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали).
Если ваш собеседник не представился сам, уместно вежливо поинтересоваться, с кем вы разговариваете. Это удобнее всего сделать в начале разговора.

Спокойствие

Помните о правилах ведения беседы. Всегда старайтесь говорить ровно, сдерживайте свои эмоции, выслушивайте собеседника, не перебивая его.

В то же время подтверждайте свое участие в беседе краткими репликами. Иначе ваш собеседник может подумать, что вы отвлеклись от разговора и не слушаете его или же прервалась связь. Совет bizkiev: Если же произошло разъединение по техническим причинам, то перезванивает тот, кто звонил.

При возникновении разногласий, старайтесь разрешать их тактично. Не давайте волю эмоциям: эффективность делового телефонного разговора зависит и от эмоционального состояния человека. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой неточности, неверности фраз, увеличивает время беседы.

Даже если ваш собеседник ведет разговор на повышенных тонах или высказывает несправедливые упреки, наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же, а при возможности переведите беседу в спокойное русло. Да, это очень сложно, но другого правильного выхода нет.
Кратко и ясно изложите свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу, убедительными и грамотными по форме.

Помните об интонации, тоне и тембре голоса: они несут до 40% информации в разговоре.

Громкая речь по телефону часто менее разборчива, поскольку параметры микрофона и телефона выбраны с расчетом на обычный, средний уровень громкости. В случае плохой слышимости следует не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросите при этом, как он слышит вас.

Если разговор прерывают

Если во время разговора с посетителем или сотрудником вам звонят, помните, что правила беседы предписывают не прерывать беседу телефонными разговорами.

Следует сначала извиниться перед собеседником за необходимость прервать беседу и только затем отвечать на звонок. Далее ваши действия могут быть следующими:

попросите позвонившего немного подождать (если ваш текущий разговор близок к завершению и вам звонит младший по возрасту или должности);
договоритесь, чтобы вам перезвонили через несколько минут (если вы в данный момент не заканчиваете беседу и звонит не вышестоящее должностное лицо);
запишите телефон позвонившего и договоритесь, что вы перезвоните ему в удобное для вас обоих время.
Ваш текущий собеседник также поймет, что для беседы с ним вы откладываете другие дела. Этим вы подчеркнете, что относитесь к посетителю с уважением.

Когда вы прерываете беседу разговорами по телефону, в большинстве случаев это воспринимается вашим собеседником негативно.

Фиксируйте ключевую информацию

Держите рядом с телефоном ручку, бумагу или любое электронное устройство, с помощью которого вы сможете сохранить необходимую информацию (компьютер, смартфон и пр.) Чтобы не упускать важные детали разговора, приучите себя делать пометки по ходу беседы либо сразу после ее окончания.

Во время беседы обязательно записывайте такие важные подробности, как новые имена, цифровые данные и основную информацию, которая потом может понадобиться вам или вашим коллегам и подчиненным.

Завершение разговора

Инициатива окончания разговора принадлежит либо звонившему или старшему из говорящих по социальному статусу или по возрасту. Предложения типа «Спасибо за звонок», «Приятно было с вами побеседовать» и т. п. помогут вежливо завершить беседу.

В случае необходимости срочно завершить разговор, лучше воспользоваться максимально вежливыми фразами: например, «Простите, что я вас прерываю, но я боюсь опоздать на заседание», «Очень приятно было с вами беседовать, но я обещал(а) перезвонить в другую организацию. Могу ли я позвонить вам позже?».

Также можно сослаться на большую занятость, на необходимость завершить начатую работу. Не стоит называть конкретные причины типа: “Моему партнеру Алексу необходимо срочно передать бизнес-план” Не нужно деталей, достаточно общей информации.

Анализ

После окончания делового разговора потратьте несколько минут на его анализ. Зафиксируйте итоги, сделайте выводы, проанализируйте свои достижения и упущения.